O backoffice do Contas a Pagar das empresas brasileiras

Onde financeiro, fiscal e compras se encontram

O backoffice do Contas a Pagar das empresas brasileiras

Onde financeiro, fiscal e compras se encontram

O coração operacional das empresas brasileiras pulsa no backoffice — que engloba áreas como financeiro e fiscal, mas também contábil, compras, administrativo, TI e controladoria. São esses setores que garantem que contratações, compras e pagamentos ocorram em dia, que as obrigações tributárias e fiscais sejam cumpridas com rigor e que as decisões estratégicas dos negócios se apoiem em dados sólidos.

Mas quão maduras, organizadas e preparadas estão essas áreas para um ambiente de negócios cada vez mais digital, em um cenário de mudanças regulatórias?

Uma pesquisa exclusiva encomendada pela Qive e realizada pela Opinion Box entre 25 de agosto e 18 de setembro de 2025, com 406 profissionais de diferentes setores e tamanhos de empresa, traçou um retrato atual sobre a estrutura, o uso de tecnologia, o nível de automação e a visão de futuro das áreas de backoffice no país.

Os resultados do levantamento mostraram que, embora a digitalização e a automação já façam parte do vocabulário das empresas, o cotidiano ainda é fortemente marcado por processos manuais, planilhas e integrações restritas entre sistemas. Em outras palavras: a transformação digital avançou mais rapidamente no discurso do que na prática.

Há, no entanto, sinais de evolução. A maioria das empresas conta com profissionais dedicados a dados, o uso de soluções integradas (por meio de ERPs e APIs) ganha espaço, e a inteligência artificial — ainda que em estágios iniciais — começa a sair do campo das ideias para ganhar aplicações reais, principalmente em análises e relatórios.

Insight

Sendo assim, o cenário é de transição: um backoffice que já se enxerga como estratégico, mas que ainda precisa vencer desafios de automação, integração e capacitação para atingir a maturidade esperada.

Percepção da área e panorama geral da maturidade do backoffice

Percepção da área e panorama geral da maturidade do backoffice

A pesquisa da Opinion Box revela que, embora as empresas reconheçam o valor estratégico do backoffice, elas operam em níveis variados de maturidade, com lacunas importantes em automação, integração e uso inteligente de dados.

Quando perguntadas sobre o grau de maturidade da sua área, apenas 29% dos respondentes consideram a área madura ou bem estruturada. O estágio predominante é de maturidade parcial ou em fase de estruturação, e apenas 12% já atingiram maturidade estratégica, com uso de dados integrados e melhoria contínua.

Como você avalia o grau de maturidade da sua área dentro da empresa?

Como você avalia o grau de maturidade da sua área dentro da empresa?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Em edições anteriores do estudo, a Qive já havia identificado sinais de baixa maturidade do backoffice no Brasil. Na pesquisa realizada em 2024, lançada em janeiro de 2025, apenas 3 em cada 10 entrevistados consideravam a área de backoffice desenvolvida em suas empresas, enquanto somente 27% concordavam totalmente que o backoffice era estratégico e contribuía efetivamente para o negócio.

Embora os levantamentos tenham metodologias e questionários distintos, os resultados apontam para um padrão consistente: o reconhecimento da importância do backoffice para o crescimento das empresas avança mais rápido do que a maturidade operacional e tecnológica dessas áreas.

Sobre a preparação para os desafios das empresas, os resultados aparecem pulverizados, distribuídos em: capacitação dos funcionários (20%), redução do trabalho manual (15%) mapeamento e simplificação de processos (14%) e automação e integrações (13%), por fim análise de dados para evolução de processos e redução de custos (12%).

Para qual dos desafios abaixo a sua empresa já está preparada?

Para qual dos desafios abaixo a sua empresa já está preparada?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Sobre a realidade das empresas, os profissionais afirmam que há processos bem estruturados e padronizados (25%), com os principais documentos digitalizados e sistemas integrados (28%), mas, quando olhamos em detalhe cada questão, não é exatamente este o cenário.

Quais dessas afirmações você considera verdadeiras hoje na sua empresa no contexto do seu departamento?

Quais dessas afirmações você considera verdadeiras hoje na sua empresa no contexto do seu departamento?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Metade das empresas ainda convive com processos manuais e não padronizados, mesmo quando já têm ERP. Esse é um paradoxo: a tecnologia existe, mas não resolve processos sozinha.

E quais dessas situações ainda existem na sua empresa?

E quais dessas situações ainda existem na sua empresa?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Valorização das áreas aumentou

Valorização das áreas aumentou

Em relação à pesquisa anterior houve, no entanto, um salto evidente na valorização percebida do backoffice nas empresas.

A proporção de quem ainda o enxerga como um mero “centro de custo” despencou de 29% para apenas 6%, enquanto cresceu o grupo que o reconhece como área estratégica — um avanço de 6% em relação ao levantamento do ano anterior, totalizando a metade dos respondentes (50%).

Já o percentual de empresas em transformação caiu 16% em relação à 2025, sinalizando que parte delas consolidou essa virada de percepção de um ano para o outro.

O dado reforça uma tendência clara: a mentalidade evoluiu, mesmo que os processos ainda estejam em fase de adaptação.

Você diria que a sua área empresa é percebida como?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Uso de dados de forma estratégica ainda é desafio

Uso de dados de forma estratégica ainda é desafio

A percepção do uso de dados é um importante termômetro para aferir a maturidade da empresa e da área, uma vez que interpretar dados como sendo um ativo estratégico é importantíssimo para evolução dos negócios.

Além de contribuir para a melhoria de processos internos, como nos setores envolvidos na transação de pagamentos de impostos e de fornecedores, os dados podem contribuir para a redução de riscos, entre outras análises.

A pesquisa mostrou que, ao mesmo tempo, em que os dados já são percebidos como ativos relevantes (cerca de 88% dos respondentes concordam em alguma medida que os dados contribuem), ainda existe o desafio de usá-los de forma integrada e confiável.

O quanto os dados da sua área geram valor/são úteis para a empresa?

O quanto os dados da sua área geram valor/são úteis para a empresa?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Boa parte das empresas (83%) já têm alguma estrutura dedicada a dados (interna ou terceirizada). Isso reforça que há demanda de informação e pressão para análises.

Existem profissionais de dados dedicados à análise das informações da sua área?

Existem profissionais de dados dedicados à análise das informações da sua área?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Reduzir processos manuais e implementar a automação eficaz depende de uma mudança na cultura

Reduzir processos manuais e implementar a automação eficaz depende de uma mudança na cultura

Mesmo com o avanço das plataformas digitais, os dados da pesquisa da Opinion Box encomendada pela Qive mostram que a rotina do backoffice segue marcada por tarefas manuais, como entrada de dados, conferências, buscas de informações, cadastros, conciliações etc.

Esse volume de tempo revela um paradoxo: as ferramentas já estão disponíveis, mas o uso ainda é ineficiente. Muitas empresas contam com sistemas automatizados, porém seguem operando como se tudo ainda dependesse de planilhas e validações humanas.

Em boa parte dos casos, o problema não é tecnológico, mas cultural, com questões como:

Baixa integração entre equipes

Pouca confiança nos processos digitais

Receio de que a automação substitua os funcionários.

E, apesar de a maioria das empresas declarar utilizar algum tipo de automação na etapa de cobrança e conciliação de recebimentos (52%), um número expressivo ainda declara que o processo é manual (31%).

Sua empresa utiliza algum tipo de automação na etapa de cobrança e conciliação de recebimentos?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

No caso das etapas de pagamentos e conciliação, a história se repete: mais da metade declara possuir alguma automação (55%), mas há um montante expressivo de trabalho manual (24%).

No caso das etapas de pagamentos e conciliação, a história se repete: mais da metade declara possuir alguma automação (55%), mas há um montante expressivo de trabalho manual (24%).

Sua empresa utiliza algum tipo de automação na etapa de pagamentos e conciliação?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Insight

Sabe-se que, ao reduzir o retrabalho e as tarefas repetitivas, as equipes se concentram em atividades de maior valor: análise de dados, controle estratégico e melhorias contínuas. É apenas nesse movimento que o setor começa a evoluir de um papel operacional para um papel realmente decisório dentro do backoffice.

E, quando os principais desafios na área financeira foram listados, dois temas se destacam com clareza:

10%

quer reduzir tarefas manuais e aumentar a produtividade

10%

quer diminuir o tempo gasto em rotinas operacionais reduzir tarefas manuais e aumentar a produtividade

As dores relatadas, portanto, confirmam o retrato que vem se repetindo ao longo da pesquisa: a automação já existe, mas o ganho de eficiência ainda não chegou plenamente.

Outros pontos críticos também aparecem, como:

7%

identificação de fraudes

8%

custos fixos elevados

8%

aplicação de inteligência artificial no dia a dia

Isso mostra que a agenda de transformação digital ainda é vista como um desafio em si, e não necessariamente como uma prática consolidada.

Na área de compras, o grande gargalo apontado também se encontra na eficiência operacional (tempo e tarefas manuais), seguido de desafios estratégicos de negociação.

Gestão de fornecedores

Gestão de fornecedores

O mesmo ocorre no processo de busca por fornecedores, ainda manual e pouco estruturado (39%). Só 16% usam plataformas especializadas, revelando baixa digitalização em procurement. Indicação de outros departamentos ou de parceiros de negócios segue como um dos principais pilares na negociação de fornecedores.

Qual é o principal meio utilizado na sua área para busca e seleção de fornecedores?

Qual é o principal meio utilizado na sua área para busca e seleção de fornecedores?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

A etapa de busca e seleção de fornecedores é importante. Considerando a construção de confiança e relação e que grandes empresas precisam gerenciar multifornecedores (segundo a pesquisa, 27% das empresas possuem de 50-100 fornecedores), tais processos deveriam contar com algum nível de automação.

Planilha ainda é soberana, apesar dos ERPs

Planilha ainda é soberana, apesar dos ERPs

Quando perguntados sobre quais ferramentas são utilizadas, fica evidente que as planilhas continuam dominando os processos do Contas a Pagar (mais de 50%).

Outro destaque é o uso de software (23%), que cresceu 13% (considerando só software ou software em uso conjugado com planilha). Inteligência artificial também foi mencionada (12%).

Quais ferramentas você utiliza para gerenciar as tarefas da sua área?

Quais ferramentas você utiliza para gerenciar as tarefas da sua área?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Uma análise sobre as etapas do processo em que há automação revela um cenário de uso ainda concentrado em tarefas de registro e controle, e menos nas de análise e validação.

As ações mais automatizadas são, nesta ordem: registro de entradas no sistema (10%), controle de estoque (9%) e geração de relatórios de desempenho e custos (9%) — atividades essencialmente administrativas.

Já etapas mais estratégicas, como monitoramento de fraudes (4%), avaliação de desempenho de fornecedores (4%) ou análise de dados (0%), praticamente não aparecem nas respostas.

Insight

Isso indica que, na maior parte das empresas, a automação ainda é aplicada para registrar o que aconteceu — e não para antecipar o que pode acontecer.

Volume de transações e impacto dos erros

Volume de transações e impacto dos erros

E o volume de transações nessas etapas de pagamentos e conciliação pode dar margem a muitos erros, quando feitos de forma manual.

E, quando os principais desafios na área financeira foram listados, dois temas se destacam com clareza:

29%

dos respondentes declaram realizar de 201 a 1.000 transações de recebimento por mês em suas empresas; outros 29% efetuam de 51 a 200 transações por mês; e 21%, mais de 1.000.

dos respondentes declaram realizar de 201 a 1.000 transações de recebimento por mês em suas empresas; outros 29% efetuam de 51 a 200 transações por mês; e 21%, mais de 1.000.

22%

dos respondentes declaram executar de 51 a 100 pagamentos mensais; outros 19%, de 101 a 500; e 17%, mais de 1.000.

dos respondentes declaram executar de 51 a 100 pagamentos mensais; outros 19%, de 101 a 500; e 17%, mais de 1.000.

Vale ressaltar que, apesar de muitas empresas terem um número relativamente reduzido de pagamentos mensais, tais transações são relevantes por serem geralmente de alto valor, o que pressupõe que devam ser feitas de forma cuidadosa.

Portanto, o risco de processar altos volumes de recebimentos pode incluir falhas em conferências e, no caso de pagamentos, há riscos em processar valores errados ou perder as datas de vencimento. A maioria das empresas que responderam à survey declarou sofrer algum impacto no faturamento decorrente de pagamentos indevidos (a maior parte perde até 1% da receita). E 22% deles viram esse impacto piorar em relação ao ano anterior.

Insight

Os dados do capítulo 2 mostram que, em operações sustentadas por processos manuais e fragmentados, o risco deixa de ser teórico e se torna mensurável. Entre janeiro e setembro de 2025, quase 6% dos boletos analisados apresentaram emissores com CNPJs não reconhecidos, somando R$ 2,08 bilhões sob vulnerabilidade cadastral. Desses, mais de 11 mil boletos, R$ 69,5 milhões em valores, foram emitidos por CNPJs inexistentes na base da Receita Federal. Embora nem toda inconsistência represente fraude direta, esse volume evidencia como falhas de conferência e validação ampliam a exposição a pagamentos indevidos e perdas difíceis de rastrear.

Indicador de sucesso do backoffice revela caráter operacional

Quando questionadas sobre como medem o sucesso da área, os respondentes revelam um foco predominantemente operacional de avaliação e controle.

Os principais indicadores mencionados foram: rentabilidade (14%) e pagamentos no prazo aos fornecedores (9%). Já indicadores ligados à redução de custos, economia fiscal ou ganhos de eficiência aparecem com menor peso — apenas 2% a 6% das menções. Ou seja, pontos de saving, economia e redução de custos não aparecem ainda como foco de sucesso.

Os dados reforçam que, embora o discurso estratégico tenha avançado, a mensuração de resultados ainda reflete uma lógica de rotina e conformidade, mais voltada à execução do que à geração de valor.

Essa leitura é coerente com o estágio atual do backoffice brasileiro: a mentalidade se tornou estratégica, mas a prática de gestão ainda se apoia em métricas tradicionais, centradas em prazos e obrigações — um sinal de que o avanço cultural precede a modernização dos indicadores.

Insight

O backoffice brasileiro vive um momento de transição. Embora já exista um consenso de que essas áreas são estratégicas, a maturidade operacional ainda é desigual. Persistem lacunas em automação, integração e uso inteligente de dados, o que mostra que a tecnologia sozinha não basta.

A consolidação desse novo papel depende de equipes capacitadas, processos integrados e de uma cultura que use dados de forma realmente estratégica para o negócio.

Financeiro: apesar de bem estruturado, setor ainda acumula processos manuais

Financeiro: apesar de bem estruturado, setor ainda acumula processos manuais

Tradicionalmente, o financeiro é o setor mais bem estruturado dentro do backoffice — em grande parte por sua natureza sempre muito regulada e também pelo histórico da adoção pioneira de sistemas de controle e automação.

Ainda assim, mesmo com a disseminação de ERPs e o avanço dos métodos de pagamentos digitalizados, a pesquisa da Opinion Box contratada pela Qive mostra que a rotina das equipes financeiras continua marcada por processos manuais.

O processo parcial de automação se deve a gargalos na organização e na integração dos sistemas. Embora o uso de ERPs integrados já seja majoritário, a conexão entre setores diferentes (financeiro, compras e fiscal, por exemplo) segue frágil. Isso porque, em muitos casos, as informações circulam por planilhas e e-mails, criando pontos cegos entre as áreas e dificultando a rastreabilidade das operações.

Quando o olhar se volta para o contas a pagar, o retrato fica bem evidente. Os principais gargalos se concentram nas etapas que ainda dependem fortemente de checagens manuais em processos demorados para aprovação.

Excesso de intervenção humana aumenta o risco de erros, atrasos e inconsistências nos registros contábeis, com impactos diretos sobre o fluxo de caixa e o relacionamento com fornecedores.

No entanto, a maioria das empresas declara enxergar oportunidades claras ao melhorar os processos: reduzir custos foi o tópico mais citado pelos respondentes (26%), seguido por 20%, que visam investir em sistemas e ferramentas, igualmente para reduzir custos. O risco elevado de erros foi pouco citado (7%), mas isso pode indicar uma subestimação do problema.

As principais percepções sobre a realidade da empresa em relação à área fiscal e financeira no contas a pagar

26%

A principal oportunidade de reduzir custos está na melhoria de processos

A principal oportunidade de reduzir custos está na melhoria de processos

20%

A principal oportunidade de reduzir custos está em investir em sistemas e ferramentas

A principal oportunidade de reduzir custos está em investir em sistemas e ferramentas

Ao analisarmos as respostas sobre quais os maiores gargalos no contas a pagar, o retrato fica claro: fazem parte da rotina aprovações manuais, urgências, atrasos e erros de dados. Isso reforça que os erros mais frequentes não são casos isolados, mas, sim, parte de uma cadeia de processos manuais e desestruturados, um retrato da falta de integração.

Quais são os maiores gargalos que sua empresa enfrenta no processo de pagamentos?

Respostas múltiplas

Quais são os maiores gargalos que sua empresa enfrenta no processo de pagamentos?

Respostas múltiplas

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Ao analisarmos as questões mais latentes por tamanho de empresa, conclui-se que:

  • Grandes empresas sofrem com alto volume de pagamentos urgentes, seguido de processos manuais e demorados para aprovação, com pagamentos fora do vencimento, em atraso.

  • As médias são bem semelhantes às grandes.

  • As pequenas já sentem mais impacto na previsibilidade no fluxo de caixa, uma vez que uma grande companhia tem mais verba de caixa, e a pequena depende do fluxo para o crescimento do negócio.

Insight

Processos que envolvem etapas longas de aprovação de pagamentos poderiam ser otimizados entre as áreas até chegar no contas a pagar, o que evitaria pagamentos em atraso, garantindo processos automatizados e sem riscos.

Os erros mais comuns relacionados a pagamentos decorrem, portanto, de processos manuais e falta de integração. E essa visão ocorre independentemente do tamanho da empresa, mostram os dados da pesquisa.ncipais percepções sobre a realidade da empresa em relação à área fiscal e financeira no contas a pagar

25%

das empresas relataram já ter sofrido problemas com pagamento fora do vencimento

das empresas relataram já ter sofrido problemas com pagamento fora do vencimento

24%

já realizaram ter feito pagamento em duplicidade e outros

já realizaram ter feito pagamento em duplicidade e outros

17%

já fizeram pagamentos incorretos por erro de dados manuais. Esses foram erros apontados, independentemente dos tamanhos das empresas respondentes.

já fizeram pagamentos incorretos por erro de dados manuais. Esses foram erros apontados, independentemente dos tamanhos das empresas respondentes.

Insight

Em síntese, o futuro do setor financeiro não é apenas digital: é inteligente. A diferença entre um financeiro digital e um financeiro inteligente está justamente na capacidade de conectar dados, automatizar fluxos e liberar as equipes para um papel mais analítico e estratégico, capaz de prever riscos e apoiar decisões de negócio. Na prática, acontece o contrário. Automatizar não elimina funções e, sim, libera o potencial humano.

Em outras palavras, os sistemas estão sendo usados como repositórios de informação, mas ainda não como ferramentas de inteligência.

O desafio agora é fazer com que a automação avance da execução para a validação, conectando fluxos e gerando alertas que assegurem conformidade, eficiência e tomada de decisão em tempo real.

Em resumo, o financeiro brasileiro já digitalizou boa parte das suas operações, mas ainda busca maturidade na gestão dos processos. O foco, agora, é transformar automação em inteligência, e eficiência em resultado.

Fiscal: complexidades regulatórias seguem pressionando setor

Fiscal: complexidades regulatórias seguem pressionando setor

Os desafios da área fiscal aparecem fragmentados na pesquisa, embora todos orbitem em torno de complexidade regulatória, processos manuais e adaptação à Reforma Tributária. Isso mostra que o setor fiscal está pressionado de todos os lados: legislação, prazos, automação e governança de dados.

Comparativo 2025: "Mudanças e complexidades da legislação" teve uma queda estranhamente alta (60%), assim como a adequação à reforma (20%)

Quais são os maiores desafios que você enfrenta na área fiscal e tributária?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Inteligência artificial: uso da tecnologia já entrou no radar, mas não inteiramente na rotina

Inteligência artificial: uso da tecnologia já entrou no radar, mas não inteiramente na rotina

A inteligência artificial já entrou de vez no radar das áreas financeiras e fiscais das empresas, mas ainda não entrou, de fato, na sua rotina.

Os dados mostram um movimento claro: a maioria dos profissionais quer se capacitar em IA (51%), mais que qualquer outra habilidade, e 39% priorizam conhecimento em ferramentas tecnológicas e planejamento estratégico. O que mostra que o perfil do backoffice está mudando: de executor operacional para analista e tomador de decisão.

Na sua avaliação, quais são as três características ou atributos mais importantes que você precisa investir nos próximos 12 meses?

Respostas múltiplas

Na sua avaliação, quais são as três características ou atributos mais importantes que você precisa investir nos próximos 12 meses?

Respostas múltiplas

2024

2025

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

2024

2025

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

No comparativo com 2025, a capacidade de análise de dados quase dobrou (saltou de 14% para 26% em relação ao ano passado), enquanto a menção ao desenvolvimento de habilidades técnicas cresceu apenas 4%. Conhecimento em ferramentas tecnológicas cresceu 8%.

No entanto, apesar disso, a vontade individual é maior que a prática organizacional: apenas 33% das empresas declaram já usar IA, um aumento de 11% em relação a 2025, mas ainda longe da maioria. A rejeição ficou quase igual à pesquisa anterior.

A sua área usa Inteligência Artificial nas estratégias e ações do dia a dia?

A sua área usa Inteligência Artificial nas estratégias e ações do dia a dia?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Quando adotada, a IA é usada principalmente como apoio operacional — ajudando em consultas, organização de dados e análises pontuais — e ainda não ocupa espaço relevante em decisões críticas, como projeções ou recomendações estratégicas. Seu uso em detecção de fraudes (9%) e apoio a decisão de compras (8%) aparece de forma tímida.

Enquanto isso, mercados fora do Brasil já avançam em soluções de IA voltadas à detecção automatizada de irregularidades. E esse movimento já é tecnicamente possível aqui: modelos podem cruzar documentos, aplicar critérios de confiabilidade e identificar inconsistências entre informações como banco, agência, valores e dados divergentes entre boletos e notas, antecipando indícios de fraude.

Como a Inteligência Artificial é usada na sua empresa?

Pode selecionar mais de uma opção

Como a Inteligência Artificial é usada na sua empresa?

Pode selecionar mais de uma opção

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

No comparativo com 2025, o mesmo cenário se apresentava: concentração em análise de dados, embora todas as métricas tenham registrado queda: análise de dados (-57%), identificação de erros (-39%), detecção de fraudes (-22%), planejamento financeiro (-18%) e busca de fornecedores -5%.

O investimento das empresas nessas tecnologias, no entanto, ainda é tímido: apenas 16% delas destacaram um orçamento formal no último ano. A maioria ainda testa de forma isolada, sem estrutura, sem governança e nem clareza de ROI — um cenário em que a adoção cresce, mas não escala. Um número alto (40%) das empresas não investem financeiramente em IA, e 15% delas não têm previsão de investir. Isso evidencia que o discurso da IA é forte, mas o investimento ainda é tímido.

Sua empresa já investiu financeiramente em soluções de Inteligência Artificial nos últimos 12 meses?

Sua empresa já investiu financeiramente em soluções de Inteligência Artificial nos últimos 12 meses?

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

E, nas empresas que declararam usar IA, a solução mais citada (30%) são os modelos de linguagem de grande escala, os LLMs, representados por ChatGPT, Claude e Gemini, entre outros. As empresas já estão testando LLMs em paralelo a sistemas corporativos, mas muitas ainda em fase experimental.

Qual tipo de solução de Inteligência Artificial sua empresa utiliza atualmente?

(pode selecionar mais de uma opção)

Qual tipo de solução de Inteligência Artificial sua empresa utiliza atualmente?

(Pode selecionar mais de uma opção)

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

As empresas já começam, portanto, a testar LLMs em paralelo aos sistemas corporativos, mas grande parte ainda está em uma fase exploratória. Ao mesmo tempo, modelos tradicionais de IA — como algoritmos preditivos, estatísticos, RPA e machine learning embarcado — já fazem parte da rotina de muitas operações, criando um cenário híbrido em que diferentes tipos de IA convivem com diferentes níveis de maturidade.

As organizações que já utilizam essas tecnologias conseguem distinguir com clareza o que é um modelo avançado e o que são soluções baseadas apenas em regras, ainda que muitas ofertas no mercado se apresentem genericamente como “IA” sem, de fato, empregarem LLMs. Nesse contexto, os modelos tradicionais seguem gerando eficiência imediata, enquanto os modelos de grande escala ampliam o potencial estratégico.

Insight

Tudo isso reforça a necessidade de preparar os dados — especialmente os dados fiscais e de notas — para se tornarem verdadeiras fontes de informação estruturada, capazes de habilitar o uso de IA em escala dentro das empresas, alinhando-se ao conceito de AI Ready.

Pois, quando a IA é usada, o valor é percebido rapidamente. Os principais ganhos apontados são produtividade (26%), menos tempo gasto em relatórios (22%) e análises de dados mais apuradas (22%) — exatamente os gargalos que hoje travam o backoffice.

E, apesar de serem ganhos mais essencialmente ligados ao apoio operacional, já há um uso para análise de dados e relatórios mais apurados, o que indica que existe uma movimentação do uso da IA para tomada de decisões e inteligência de negócio.

A IA já aparece como apoio à análise e organização de documentos, mas ainda atua pouco nas frentes mais críticas: planejamento financeiro, compras e detecção de fraudes.

Quais os principais ganhos com o uso de IA na sua empresa?

(Pode selecionar mais de uma opção)

Quais os principais ganhos com o uso de IA na sua empresa?

(Pode selecionar mais de uma opção)

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Fonte: dados Opinion Box, encomendado por Qive para o Panorama do Contas a pagar 2026

Os números mostram um descompasso importante: as empresas já percebem valor na IA — sobretudo em ganhos operacionais —, mas ainda não direcionam investimento real para escalar seu uso. A tecnologia permanece num estágio de experimentação, sem orçamento dedicado, sem governança definida e com alto desconhecimento interno. Esse cenário abre espaço para soluções que entregam ROI rápido e mensurável, conectando diretamente produtividade à redução de custos e riscos.

Insight

Aqui vale reforçar um ponto central: não adianta automatizar informação que já nasce errada. Para que a IA gere análises consistentes, os dados precisam ser corretos, completos e validados. É esse alicerce que garante o salto de eficiência.

Produtividade, aliás, desponta como o principal ganho percebido pelas empresas — relatórios mais rápidos, análises de dados mais estruturadas e suporte inicial a decisões de negócio.

Esse desencontro resume a grande conclusão do capítulo: o backoffice brasileiro quer avançar para um modelo mais inteligente e estratégico, mas ainda não preparou suas bases — processos, orçamento, integração de sistemas e, principalmente, a qualidade dos dados — para capturar todo esse potencial.

E é exatamente aí que surge a oportunidade: tecnologia só gera inteligência quando os dados são confiáveis. Sem isso, qualquer automação apenas acelera erros.

Conclusão

Conclusão

O backoffice brasileiro vive um momento claro de transição, entre o reconhecimento do seu papel estratégico e a consolidação prática dessa posição. A análise dos dados permite destacar cinco conclusões centrais:

01

A percepção estratégica avançou mais rápido do que a maturidade operacional.

Metade dos respondentes já enxerga o backoffice como uma área estratégica, e apenas 6% ainda o veem como centro de custo. No entanto, somente 29% avaliam sua área como madura ou bem estruturada, o que revela um descompasso entre discurso e execução.

02

Processos manuais seguem sendo o principal gargalo estrutural.

Mesmo com ERPs e ferramentas digitais disponíveis, grande parte das empresas ainda depende de planilhas, conferências manuais e aprovações demoradas. Isso consome tempo das equipes, reduz produtividade e aumenta o risco de erros em pagamentos, recebimentos e conciliações.

03

Automação existe, mas está concentrada em tarefas operacionais, não estratégicas.

A automação está majoritariamente aplicada a registros, controles e relatórios, enquanto etapas críticas como análise de dados, validação, monitoramento de fraudes e avaliação de fornecedores seguem pouco ou nada automatizadas. Ou seja, os sistemas registram o passado, mas ainda não ajudam a antecipar riscos ou orientar decisões.

04

Dados são reconhecidos como valiosos, mas ainda pouco integrados e explorados.

A maioria das empresas já conta com profissionais dedicados a dados, e 88% reconhecem que eles geram valor. Ainda assim, o uso estratégico dessas informações é limitado por problemas de integração, confiança e qualidade, mantendo o backoffice preso a indicadores operacionais e de conformidade.

05

A inteligência artificial entrou no radar, mas ainda não escalou.

Há forte interesse em capacitação em IA e ganhos já percebidos em produtividade e análise de dados. Porém, o uso ainda é experimental, com baixo investimento formal, pouca governança e foco restrito a apoio operacional. Sem dados confiáveis e processos bem estruturados, a IA tende a acelerar erros em vez de gerar inteligência.

Em síntese, a pesquisa de percepção revela que o backoffice brasileiro já mudou de mentalidade, mas ainda precisa evoluir suas bases. A consolidação desse novo papel estratégico passa, necessariamente, por três pilares: redução efetiva de processos manuais, integração entre áreas e sistemas, e uso consistente de dados como ativo central do negócio. Só assim a automação deixa de ser eficiência pontual e passa a se transformar em inteligência, controle e geração real de valor.

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